1)E-defter uygulamasına geçmek için şartlar nelerdir?

a) Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları,

b) Tüzel kişi mükelleflerin 397 ve 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğlerinde yer alan belirlemeler çerçevesinde e-fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olması,

c) Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.

2) E-defter kullanıma ilişkin başvuru nasıl yapılacaktır?

Başvurular www.edefter.gov.tr internet sitesinde belirtilen Başkanlık veya Genel Müdürlük adresine yazılı olarak yapılacaktır. Talep edilen bilgi ve belgeler şunlardır;

a) www.edefter.gov.tr internet adresinde yer alan "Elektronik Defter Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi" nin imzalı aslı,
b) Tüzel kişiler için başvuru formunu imzalayan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter tasdikli örneği (e-fatura uygulamasından yararlanmaya başlayan ve imza sirkülerinde herhangi bir değişiklik bulunmayan mükellefler için bu şart aranmayacaktır.),
c) Elektronik defterlerin oluşturulması sırasında, bu konuda uyumluluk onayı alınmış bir yazılımın kullanılması durumunda söz konusu yazılım hakkında yazılımın adı, sürüm numarası gibi mükellef kullanımına özgü bilgiler,
ç) Uyumluluk onayı almamış bir yazılım kullanılmak istenmesi durumunda, 1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğinin "3.2 Yazılımların Uyumluluk Onayı" başlıklı bölümünde belirtilen belge ve bilgiler.

3) Defterler hem elektronik ortamda hem de kâğıt ortamında tutulabilir mi?

Hayır. Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar. Kâğıt ortamında tutulan defterler için geçerli olan kurallar (süre, cezai yaptırımlar, vb.) e-defterler için de geçerlidir. Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlere ait kayıtların bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi halleri ile olağanüstü durumların meydana gelmesi halinde, durumu on beş gün içinde Başkanlığa bildirmek ve kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır. Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlerini oluşturdukları ve muhafaza ettikleri bilgi işlem sistemlerinin haczedilmesi veya bu sistemlere yetkili mercilerce el konulması halinde, durumu en geç üç iş günü içerisinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirmek zorundadır.

4) E-defter uygulamasında tasdik işlemi nasıl öngörülmüştür?

Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçer.

a) Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar (Aralık ayına ilişkin defterler gelir vergisi beyannamesinin verilme süresinin sonuna kadar) kendilerine ait güvenli elektronik imza ile imzalar.
b) Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verilme süresi sonuna kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.
c) İmzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar Elektronik Defter Uygulaması aracılığı ile Başkanlığın onayına sunulur.
ç) Başkanlık mali mührünü de içeren beratlar elektronik defter tutanlar tarafından indirilerek istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu

5) Aylık onay işlemi ilgili aya kadar olan bütün kayıtları mı içerecektir?

Hayır. Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Ancak, hesap dönemi veya takvim yılı içinde, defterlerini elektronik ortamda oluşturmaya başlayanlar, izleyen ilk ayda oluşturacakları elektronik defterlerde, ilgili hesap döneminin başından içinde bulundukları döneme kadar gerçekleştirilen tüm kayıtlara yer vereceklerdir.

6) Yıl içinde e-defter uygulamasına geçen mükellefler diğer defterlerini ne yapacaklardır?

E- defter tutmaya başladıkları tarih itibarıyla eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklar ve genel hükümler çerçevesinde muhafaza edeceklerdir.

7) E-defterlerin muhafaza ve ibrazı nasıl olacaktır?

Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür. Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

8) E-defterler nerede muhafaza edilecektir?

Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.

9)E-fatura ve e-defter uygulamalarına yönelik olarak detaylı bilgi alınabilecek yasal mevzuat ve resmi internet adresleri nelerdir?

Konuya ilişkin olarak; 397, 416, 421, 424 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri, 1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği ve Vergi Usul Kanunu Sirküleri 58 / 2013.03’de detaylı açıklamalar bulunmaktadır. Ek olarak; www.efatura.gov.tr ve www.edefter.gov.tr internet adreslerinde uygulamaya yönelik açıklamalar yapılmaktadır.

10) Hangi defterler e-defter olarak tutulabilir?

Format ve standartları Gelir idaresi başkanlığı tarafından duyurulan defterler e-defter olarak tutulabilir. 2013-Ekim ayı itibariyle Yevmiye defteri ve büyük defterin (Kebir Defteri) format ve standardı duyurulmuştur.

11) e-Defter uygulamasından kimler yararlanabilir?

1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nde yer alan şartları taşıyan gerçek ve tüzel kişiler e-defter tutabilir.

12) Anonim ve limited şirketlerin e-defter tutabilmesinin şartları nelerdir?

13) Gerçek kişilerin e-defter tutabilmesinin şartları nelerdir?

14) Hem kağıt ortamında hem de e-defter düzenlemek mümkün mü?

Hem kağıt ortamında hem de elektronik defterin bir arada tutulması mümkün değildir.

15) e-Defter açılış ve kapanış onayları ne zaman yapılır?

Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı açılış, hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı da kapanış onayını ifade eder.

16) Başkanlık tarafından ilan edilen yazılımların dışında başka bir program kullanarak e-defter tutabilir miyim?

Başkanlıkça test edilerek izin verilen yazılımların dışında başka bir yazılımla e-defter tutulması mümkün değildir. (Logo Gib tarafından ilk onay alan yazılım şirketlerindendir.)

17) e-Defterin ve e-defter beratının saklanması ve ibrazı ne şekilde olmalıdır?

e-Defter ve e-defter beratının elektronik, manyetik, optik araçlarla saklanması ve ibraz edilmesi gerekmektedir. Defter ve beratının kağıda bastırılarak saklanması söz konusu değildir.
e-Defter ibraz edilirken mutlaka beratı ile birlikte elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir biçimde ibraz edilmelidir.

18) Anonim ve limited şirketlerin e-Defter tutabilmesi için tüm faturalarını e-fatura olarak düzenlemek zorunda mıdır?

e-Fatura Uygulamasından yararlanma hakkı bulunan mükellefler, genel hükümler çerçevesinde kağıt fatura düzenleyebilecekleri gibi 397 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde belli edilen şartlar çerçevesinde e-Fatura da düzenleyebilirler. Bu bakımdan e-Fatura Uygulaması kağıt fatura düzenleme yanında mükelleflerin kullanabilecekleri alternatif bir yöntemdir. Ancak müşterinin talep etmesi durumunda ise genel hükümler çerçevesinde sadece kağıt fatura verilmesi zorunludur. Bunun yanında, aynı mal veya hizmet satışı işleminde hem kağıt faturanın hem de elektronik faturanın bir arada düzenlenmesi mümkün değildir.

19) e-Defter Beratı oluşturma sürecinde muhasebe kayıtlarım da Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılacak mı?

e-Defter muhasebe kayıtları Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılmayacaktır. Tebliğ kapsamında elektronik imzalı veya mali mühürlü olarak e-Defter Beratı ile birlikte mükellef nezdinde saklanacaktır.